Algemene Voorwaarden voor Dienstverlening

1. Algemeen

MentaVitalis B.V. (hierna te noemen MentaVitalis) is een naar Nederlands recht opgerichte besloten vennootschap, die zich ten doel stelt de mentale vitaliteit van werkend Nederland te bevorderen. De algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, werkzaamheden en offertes van MentaVitalis en op alle met MentaVitalis gesloten overeenkomsten met betrekking tot de uitvoering van haar dienstverlening.

2. Grondslag offerte

Offertes zijn gebaseerd op informatie die door de opdrachtgever is verstrekt. De opdrachtgever staat ervoor in dat hij naar beste weten daarbij alle essentiële informatie voor de opzet en uitvoering van de opdracht heeft verstrekt. MentaVitalis zal de door haar te verrichten diensten naar beste inzet en vermogen, en overeenkomstig de eisen van goede beroepsmatige professionaliteit uitvoeren.

Deze verplichting heeft het karakter van een “inspanningsverplichting”, omdat het bereiken van het beoogde resultaat niet kan worden gegarandeerd.

3. Ter beschikkingstelling van informatie en medewerkers door de opdrachtgever

Om de uitvoering van de opdracht zoveel mogelijk volgens tijdschema te laten verlopen, verstrekt de opdrachtgever tijdig alle informatie en gegevens die nodig zijn.

Dit geldt ook voor de terbeschikkingstelling van medewerkers van de eigen organisatie van de opdrachtgever die bij de werkzaamheden betrokken (zullen) zijn.

4. Het betrekken van derden bij de opdrachtuitvoering

Indien, en voor zover een goede uitvoering van de opdracht vereist is, heeft MentaVitalis het recht bepaalde werkzaamheden door derden te laten verrichten.

5. Personeel

MentaVitalis kan in overleg met de opdrachtgever de samenstelling van het team dat met de uitvoering van de opdracht belast is wijzigen, indien zij meent dat dit voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk is. De wijziging mag de kwaliteit van de te verrichten diensten niet verminderen, noch de continuïteit van de opdracht ongunstig beïnvloeden.

Een wijziging van het team kan ook op verzoek van de opdrachtgever in overleg met MentaVitalis plaatsvinden.

6. Tarieven en kosten van de opdracht

Met betrekking tot de tarieven en de daarop gebaseerde kostenramingen staat in de offerte aangegeven, of daarin zijn begrepen de administratie- en kantoorkosten, reisuren, reis- en verblijfskosten en andere opdrachtgebonden kosten. Voor zover deze kosten niet zijn inbegrepen, kunnen ze afzonderlijk worden berekend.

Een tussentijdse verandering in het niveau van de lonen en kosten die MentaVitalis noodzaakt tot tariefaanpassing of aanpassing van andere hiervoor genoemde kostenvergoedingen, zal worden doorberekend.

De tarieven worden jaarlijks geïndexeerd met inflatiecorrectie conform de consumentenprijsindex (cpi) van het CBS, tenzij anders aangegeven in de overeenkomst.

7. Betalingsvoorwaarden

Betaling dient te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum, op een door MentaVitalis aan te geven wijze in de valuta waarin is gedeclareerd. Na die vervaldatum wordt de wettelijke rente in rekening gebracht, zonder dat ingebrekestelling is vereist. Indien betaling achterwege blijft, kan MentaVitalis de uitvoering van de opdracht opschorten en/of uit handen geven aan een incassobureau.

Schiet de opdrachtgever te kort in het nakomen van een of meer van zijn verplichtingen dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening voor zijn rekening, zowel de gerechtelijke als de buitengerechtelijke.

Indien de opdracht is verstrekt door meer dan één opdrachtgever, dan zijn alle opdrachtgevers hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen zoals hiervoor aangegeven (ongeacht de tenaamstelling van de rapportages, correspondentie of declaraties).

8. Wijziging van de opdracht, c.q. meerwerk

De opdrachtgever aanvaardt dat de tijdsduur en/of omvang van de opdracht kan worden beïnvloed, indien partijen tussentijds overeenkomen de aanpak, werkwijze of aard van de opdracht en/of de daaruit voortvloeiende werkzaamheden uit te breiden of te wijzigen.

Indien de tussentijdse wijziging in de opdracht of opdrachtuitvoering ontstaat door toedoen van de opdrachtgever, zal MentaVitalis de noodzakelijke aanpassingen aanbrengen, indien de kwaliteit van de dienstverlening dit vergt. Indien zo’n aanpassing leidt tot meerwerk, zal dit als een aanvullende opdracht aan de opdrachtgever worden bevestigd.

9. Duur en afsluiting van de opdracht

De duur van de opdracht kan behalve door de inspanning van de medewerkers die met de uitvoering zijn belast, worden beïnvloed door allerlei factoren, zoals de kwaliteit van de informatie die MentaVitalis verkrijgt en de medewerking die wordt verleend. Een opgegeven datum en/of doorlooptijd geldt derhalve als een indicatie en kan nimmer als een fatale termijn worden beschouwd.

In financiële zin is de opdracht afgesloten, zodra de slotdeclaratie door de opdrachtgever is goedgekeurd. Binnen een termijn van dertig dagen na de dagtekening van de slotdeclaratie dient de opdrachtgever MentaVitalis hierover te berichten. Indien de opdrachtgever niet binnen deze termijn reageert, wordt de slotdeclaratie geacht te zijn goedgekeurd.

10. Tussentijdse beëindiging van de opdracht

Partijen kunnen de overeenkomst voortijdig eenzijdig beëindigen, indien een van hen van mening is dat de opdrachtuitvoering niet meer kan plaatshebben conform de bevestigde offerte en eventuele latere additionele opdracht specificaties. Dit dient gemotiveerd en schriftelijk aan de wederpartij te worden bekendgemaakt.

Indien tot voortijdige beëindiging is overgegaan door de opdrachtgever, heeft MentaVitalis vanwege het ontstane en aannemelijk te maken bezettingsverlies recht op compensatie, waarbij het tot dan toe gemiddelde maandelijkse declaratiebedrag als uitgangspunt wordt gehanteerd.

MentaVitalis mag van haar bevoegdheid tot voortijdige beëindiging slechts gebruik maken als ten gevolge van feiten en omstandigheden die zich aan haar invloed onttrekken of haar niet zijn toe te rekenen, voltooiing van de opdracht in redelijkheid niet kan worden gevergd. MentaVitalis behoudt daarbij aanspraak op betaling van declaraties voor tot dan toe verrichte werkzaamheden, waarbij aan de opdrachtgever onder voorbehoud de voorlopige resultaten van het tot dan toe verrichte werk ter beschikking zullen worden gesteld.

Voor zover dit extra kosten met zich meebrengt, worden deze in rekening gebracht.

Ingeval een van beide partijen in staat van faillissement geraakt, surséance van betaling aanvraagt of de bedrijfsvoering staakt, heeft de andere partij het recht de opdracht zonder inachtneming van een opzegtermijn te beëindigen, een en ander onder voorbehoud van rechten.

11. Wijzigen/annuleren van een trainingsopdracht

Wijziging/annulering in de data, aard en/of omvang van een opdracht worden vooraf schriftelijk overeengekomen.

Bij onvoldoende aanmeldingen houdt MentaVitalis zich het recht voor een training (zoals een workshop, teamcoaching, intervisie of groepsgebonden sessie) te annuleren, aangezien dit het gewenste resultaat van een training negatief kan beïnvloeden.

Afhankelijk van de annuleringstermijn kunnen hiervoor onderstaande kosten in rekening worden gebracht:

1. 1. 1. Tot 30 dagen voor aanvang van de training kan opdrachtgever kosteloos annuleren of in overleg de datum wijzigen.
      2. Bij een verzoek tot wijziging of annulering tussen 14 en 30 dagen voor aanvang van de training wordt overlegd over de mogelijkheden van een andere datum. MentaVitalis mag in dit geval 50% van het tarief in rekening brengen. Gaat het om annulering van een kosteloze training als onderdeel van de samenwerkingsovereenkomst met opdrachtgever, dan mag MentaVitalis de helft van het tegoed op een kosteloze training laten vervallen.
      3. Bij een verzoek tot wijziging of annulering binnen 14 dagen voor aanvang van de training zijn de kosten 100% van het tarief. Gaat het om annulering van een kosteloze training als onderdeel van de samenwerkingsovereenkomst met opdrachtgever, dan vervalt het tegoed op een kosteloze training.
      4. Ook wanneer te weinig mensen op de training verschijnen om deze door te kunnen laten gaan, wordt dat als annulering binnen 14 dagen gezien.
      5. Voor het wijzigen van data binnen 30 dagen voor aanvang brengt MentaVitalis €50,- administratiekosten in rekening. Ook wanneer MentaVitalis bij wijzigen of annuleren andere kosten heeft gemaakt aan derden (zoals voorbereiding trainer, locatie of catering), kunnen deze in rekening worden gebracht bij opdrachtgever.

Bij verhindering of overmacht van de trainer van MentaVitalis wordt dit zo spoedig mogelijk doorgegeven aan opdrachtgever en wordt een vervanger gezocht. Wanneer dit niet wenselijk is of deze niet beschikbaar is, worden geen kosten in rekening gebracht.

12. Intellectuele eigendom

Methoden, technieken, instrumenten, trainingsmateriaal waaronder ook software, die zijn gebruikt of ontwikkeld voor de uitvoering van de opdracht en/of in de begeleiding, of onderzoeksresultaat zijn opgenomen, zijn en blijven eigendom van (een trainer van) MentaVitalis. Openbaarmaking kan derhalve alleen geschieden na verkregen toestemming van MentaVitalis.

De opdrachtgever heeft het recht stukken te vermenigvuldigen voor gebruik in zijn eigen organisatie, voorzover passend binnen het doel van de opdracht en na verkregen toestemming van MentaVitalis. Ingeval van tussentijdse beëindiging van de opdracht, is het voorgaande van overeenkomstige toepassing.

13. Vertrouwelijkheid

MentaVitalis is verplicht tot geheimhouding van alle informatie en gegevens van de opdrachtgever jegens derden, tenzij uit wettelijke verplichtingen anders blijkt. MentaVitalis zal in dit verband alle redelijkerwijs mogelijke voorzorgsmaatregelen nemen ter bescherming van de belangen van de opdrachtgever. De opdrachtgever zal zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van MentaVitalis aan derden geen mededelingen doen over de aanpak van MentaVitalis, haar werkwijze en dergelijke, dan wel rapportage of andere uitkomsten van de opdracht ter beschikking stellen.

14. Aansprakelijkheid

MentaVitalis is aansprakelijk voor tekortkomingen in de uitvoering van de opdracht, uitsluitend voor zover deze het gevolg zijn van het niet in acht nemen door MentaVitalis van de zorgvuldigheid, deskundigheid en het vakmanschap waarop bij het uitvoeren van de dienstverlening mag worden vertrouwd. De aansprakelijkheid voor de schade veroorzaakt door tekortkomingen wordt beperkt tot het bedrag van het honorarium dat MentaVitalis voor haar werkzaamheden in het kader van de opdracht heeft ontvangen.

Bij opdrachten die een langere doorlooptijd dan een jaar hebben, geldt een verdere beperking van de hier bedoelde aansprakelijkheid tot maximaal het declaratiebedrag over de laatste twaalf maanden, met een maximum van EUR 100.000.

De opdrachtgever zal MentaVitalis en haar medewerkers te allen tijde vrijwaren tegen alle vorderingen van derden die op enige wijze samenhangen met door MentaVitalis ten behoeve van de opdrachtgever verrichte werkzaamheden, tenzij een en ander het gevolg is van opzet of grove schuld.

15. Overmacht

Onder overmacht wordt verstaan elke van de wil van MentaVitalis onafhankelijke omstandigheid, die nakoming van de overeenkomst door MentaVitalis blijvend of tijdelijk verhindert, alsmede voorzover daaronder niet reeds begrepen oorlog, oorlogsgevaar, burgeroorlog, oproer, werkstaking, pandemie-uitbraak (voorbeelden: COVID-19, SARS, Vogelgriep, Q-koorts, Gekke koeienziekte), brand en andere ernstige storingen binnen het bedrijf van MentaVitalis of diens leveranciers.

MentaVitalis is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien er sprake is van overmacht. In het geval, ten gevolge van overmacht, dat MentaVitalis niet in staat is de overeenkomst na te komen, is de opdrachtgever verplicht de tot dat moment verrichte werkzaamheden van MentaVitalis te betalen.

Opdrachtgever is in geval van overmacht niet gerechtigd om tot ontbinding van de overeenkomst over te gaan en/of schadevergoeding te vorderen.

16. Ongebruikelijke transacties

De opdrachtgever zal MentaVitalis de gegevens verstrekken die MentaVitalis nodig heeft om te voldoen aan verplichtingen om de identiteit van opdrachtgevers en daarmee verbonden personen vast te stellen (waaronder verplichtingen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). MentaVitalis is verplicht ongebruikelijke transacties bij autoriteiten te melden.

17. Privacy

De opdrachtgever verleent toestemming om in verband met de opdracht binnen de organisatie van MentaVitalis de verstrekte (persoons)gegevens te verwerken en ter kennis te brengen van diegenen binnen MentaVitalis voor wie kennisneming van die gegevens nuttig is in verband met de uitvoering van de opdracht dan wel het relatiebeheer. De opdrachtgever verleent tevens toestemming om bij de communicatie gebruik te maken van alle op dat moment gebruikelijke communicatiemiddelen, in het bijzonder ook het internet en e-mail. MentaVitalis hanteert een Privacy statement welke beschikbaar is op de website en op verzoek kan worden toegestuurd.

18. Verjaring

Iedere vordering van de opdrachtgever jegens MentaVitalis vervalt door het enkele verloop van 12 maanden na het ontstaan van de vordering.

19. Klachten

Eventuele klachten omtrent uitgebrachte offertes, de opdrachtuitvoering of andere dienstverlening, kunnen worden ingediend bij de directie van MentaVitalis. Klachten worden zo mogelijk opgelost in onderling overleg.

20. Toepasselijk recht, forumkeuze

Op deze overeenkomst is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.

Geschillen welke niet tot de competentie van de kantonrechter behoren worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waar MentaVitalis is gevestigd.

Partijen verplichten zich om te proberen eventuele geschillen eerst op directieniveau op te lossen, alvorens een gerechtelijke procedure aan te vangen.

21. Wijziging

Van toepassing is steeds de versie zoals die gold ten tijde van het tot stand komen van de overeenkomst.

MentaVitalis B.V.  2023